Even een klantmail in de AI plakken voor een antwoordconcept: handig, snel gedaan, en vaak zonder erbij na te denken dat er een naam, adres of dossiernummer in die mail staat. Daarmee deel je persoonsgegevens met een externe partij, en dan gelden er regels. Geen paniek, wel opletten.
De basisregel
Behandel een AI-assistent als een externe dienstverlener, want dat is het. Alles wat je er instopt, verlaat jouw bedrijf. De simpelste vuistregel: deel geen gegevens met een AI die je ook niet in een mail naar een vreemde zou zetten.
- Haal namen, adressen, telefoonnummers en klantnummers uit teksten voordat je ze deelt
- Deel nooit medische, financiële of andere gevoelige gegevens van klanten
- Gebruik zakelijke abonnementen: die trainen standaard niet op jouw gegevens, consumentenversies soms wel
- Check bij zakelijk gebruik of de aanbieder een verwerkersovereenkomst biedt
Wat de wet ervan vindt
Onder de AVG blijf jij verantwoordelijk voor persoonsgegevens van je klanten, ook als een AI-dienst ze verwerkt. Daarnaast stelt de Europese AI-verordening eisen aan bepaalde toepassingen van AI. Voor de meeste mkb-toepassingen (teksten, samenvattingen, administratie) is dat overzichtelijk, maar zodra AI beslissingen over mensen gaat nemen, bijvoorbeeld bij sollicitaties, gelden er zwaardere eisen.
Praktisch: zo regel je het
Maak één afspraak met jezelf en je team: gevoelige gegevens gaan niet in publieke chatbots, punt. Wil je AI structureel op klantdata gebruiken, bijvoorbeeld in een klantportaal of automatisering, bouw het dan netjes in: data blijft in jouw systemen, de AI-aanroep gebeurt server-side en je legt vast welke gegevens waarheen gaan.
Dat laatste is bouwwerk, en precies wat wij doen. We bouwen automatiseringen waarbij privacy vanaf de eerste schets meegaat, niet achteraf wordt opgeplakt.
Hier iets mee willen doen in jouw bedrijf?
Leg je situatie op tafel, dan zeggen we eerlijk wat wel en niet werkt. Binnen één werkdag antwoord.